AktuellaJobb

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner.
Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden.
Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Kultur är en viktig del av Stockholms nervsystem och berör miljontals människor varje år.
På Kulturförvaltningen arbetar vi tillsammans för att stärka kulturlivet i Stockholm.

Hos oss råder ett öppet arbetsklimat där medarbetarna i allra högsta grad är delaktiga i utvecklingen.
Var med och bidra till att Stockholm växer med kultur!

Välkommen till oss

Har du ett intresse för samhällsfrågor, demokrati och offentlig förvaltning? Är du dessutom intresserad av verksamhetsutveckling och vill bidra till att vidareutveckla processer i en organisation med fokus på ökad digitalisering? Nu söker vi en utvecklingsinriktad nämndsekreterare med ett starkt engagemang för service och professionalitet till en bred och varierad roll.

Du kommer tillhöra administrativa stabens kanslifunktion tillsammans med registratorn, chefsassistenten och arkivarie.
Avdelningen har ett övergripande ansvar för förvaltningens planering, uppföljning, lokaler och säkerhet, ekonomi, inköp och upphandling, IT och digitalisering, HR samt arkivfrågor.

Hos oss arbetar du med frågor som verkligen spelar roll.
Vi drivs av en vilja att vara professionella, ligga i framkant och ständigt utvecklas.
Tillsammans bygger vi en lärande organisation som vågar tänka nytt.

Vi erbjuder

• Goda möjligheter till kompetensutveckling.
• En förvaltning med flera spännande verksamheter såsom bibliotek, kulturskola och museer.
• Omväxlande arbetsuppgifter med stor möjlighet att påverka.
• En modern arbetsplats i Rinkeby med goda kommunikationer.
• En snabbrörlig avdelning där utveckling uppmuntras.
• Kompetenta och generösa kollegor.
• Tillgång till nätverk inom Stockholms stad.

Din roll

Som nämndsekreterare är du en viktig del i att den demokratiska beslutsprocessen ska fungera.
Du är navet i nämndprocessen och stöd till våra politiska företrädare, förvaltningsledning och handläggare i relaterade frågor.
Du är även projektledare för interna utvecklingsprojekt.

Arbetsuppgifterna omfattar att utreda och upprätta beslutsunderlag till nämnden, hantera kallelser, protokoll och expediering av beslut.
Du handlägger också självständigt egna ärenden, såsom remisser.
Vidare stöttar och utbildar du medarbetare och chefer i ärendehantering, att skriva beslutsunderlag till nämnden samt att skriva och granska tjänsteutlåtanden i ärende- och dokumenthanteringssystem.
Du samordnar utvecklingen av nämndprocesser och uppdaterar förvaltningens delegationsordning.

I rollen ansvarar du, tillsammans med dina kollegor, för utvecklingen av AI-assistenter.
Du driver utvecklingen av verksamheten med fokus på digitalisering och effektiva arbetssätt.
Du har ett nära samarbete med registrator och arkivarie på avdelningen samt andra funktioner inom förvaltningen.

Våra nämndsammanträden hålls på eftermiddagarna.
Under dagen förbereder du protokollet och hanterar politiska uttalanden.
Under mötet dokumenterar du det som sker och stöttar ordföranden i formaliafrågor.
Efteråt avslutar du arbetet genom att färdigställa det som hör till sammanträdet.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• högskoleutbildning inom t.ex.
  statsvetenskap, förvaltningskunskap, juridik eller motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• aktuell erfarenhet av att läsa, skriva och sammanställa större mängder text.
• kunskap om och intresse av förändringsarbete och digitalisering.
• mycket god vana av att arbeta med digitala arbetsverktyg.
• mycket god förmåga att formulera dig muntligt och skriftligt på svenska.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller inom liknande administrativ funktion.
• är väl förtrogen med kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt annan offentligrättslig lagstiftning.
• erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd verksamhet.
• erfarenhet av att arbeta som projektledare.
• erfarenhet av att hålla utbildningar.

Du är initiativrik, noggrann och har ett strukturerat arbetssätt.
Du har en förmåga att kommunicera pedagogiskt, tydligt och respektfullt.
Du trivs med att arbeta både självständigt och i team.
Rollen kräver att du kan hantera flera arbetsuppgifter samtidigt, ibland under tidspress.
Du har en hög digital kompetens och genom ett utvecklingsorienterat förhållningssätt bidrar du aktivt till att förbättra arbetssätt och digitala lösningar utifrån verksamhetens behov.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för uppdraget.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll.
Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten.
Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

För denna roll kommer vi att göra en bakgrundskontroll på slutkandidaten.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll.
När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor.
Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.
När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat.
Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Här kan du läsa mer om kulturförvaltningen.
Kulturförvaltningen satsar på och prioriterar digital kompetens och erbjuder kompetensutveckling för alla medarbetare.

Läs mer om våra förmåner här, och läs mer om hur det är att jobba i Stockholms stad.