Bliv vores næste centrale knudepunkt Vil du arbejde tæt på VIVEs direktion og være PA for vores direktør? Kan du holde styr på direktionens møder, sager og hvem de skal have ringet til? Hvis du oveni er struktureret, selvstændig og god til relationer, så kan du få en meget central rolle som direktionssekretær i VIVE og tillige få en række andre opgaver, som du løser selv og sammen med kolleger.

VIVE er et forsknings- og analysecenter på velfærdsområdet.
Vi er godt 250 medarbejdere fordelt på afdelinger i København og Aarhus.
VIVE samarbejder både med offentlige myndigheder, universiteter og eksterne parter om de 4-500 løbende projekter, som varetages i de faglige afdelinger.
Du kommer til at løse dine opgaver i tæt samarbejde med ledere og medarbejdere i hele VIVE, og der er en del kontakt ud af huset.


JOBBET
Du bliver en del af VIVEs ledelsessekretariat, der understøtter VIVEs direktion samt forskellige udvalg og VIVEs bestyrelse.
Hertil kommer en række opgaver for resten af ledergruppen.
Ledelsessekretariatet er på fire medarbejdere og arbejder tæt sammen med resten af VIVEs administrative medarbejdere.

Som direktionssekretær kommer du helt tæt på direktionen, som består af VIVEs direktør, vicedirektøren, forskningsdirektøren og ressourcedirektøren, som bliver din personaleleder.
Du bliver PA for direktøren.

Dine opgaver vil omfatte:

• Servicering af direktøren, herunder kalender- og mailstyring samt planlægning og koordinering af møder med eksterne og interne.
  Du sørger kort sagt for, at direktørens arbejdsdag og planlægning fungerer bedst muligt.
• Rejsebestilling/koordinering af rejser for ledergruppen m.fl.
• I samarbejde med resten af sekretariatet har du administrative og praktiske opgaver for direktionen, herunder koordinering og udarbejdelse af svar på henvendelser, indsamling og koordinering af materiale til ledelsesmøder, bestyrelsesmøder, samarbejdsudvalgsmøder mv.
• Tage del i ekspedition og besvarelse af henvendelser til VIVEs hovedpostkasse.
• Administrative ad hoc-opgaver for resten af VIVEs ledere – mødebookning, hotelbestilling mv.

Dine øvrige opgaver vil afhænge af de kompetencer, du kommer med.


DIN PROFIL
Det er vigtigt, du har forståelse for arbejdet i et sekretariat og for karakteren af det arbejde, du udfører, hvor fortrolighed og rettidighed er centralt.
Du sikrer, at der er styr på løbende processer, men er også forberedt på at gribe opgaver, der opstår her og nu.
Du skal være god til at tale med mennesker, have flair for fornuftig prioritering og få ting til at ske.

Du er sandsynligvis kontoruddannet og har helt sikkert lyst til og talent for ledelsesbetjening.
Du har nok også erfaring fra en tidligere, tilsvarende stilling.

Derudover skal du

• kunne tilrettelægge dine opgaver og arbejde selvstændigt
• være opsøgende, engageret, ansvars- og kvalitetsbevidst
• være serviceminded og imødekommende
• trives i en stilling, hvor de faste opgaver er ensartede og kræver fokus på detaljer og deadlines, men hvor du heller ikke bliver slået af pinden, hvis der kommer uventede opgaver
• være god til både mundtlig og skriftlig formidling.

VI TILBYDER
Du kan få et attraktivt og udviklende job med afveksling i opgaverne og bred kontaktflade til VIVEs ledere og medarbejdere.
Selvom din arbejdsdag indimellem kan være travl og uforudsigelig, går vi op i, at vi skal kunne balancere familieliv og arbejde.
Derfor har du også mulighed for at tilrettelægge arbejdet fleksibelt.
Du bliver en del af en organisation med en uformel og respektfuld omgangsform og gode kolleger, der lægger vægt på samarbejde.


LØN OG ANSÆTTELSESVILKÅR
Stillingen er en fastansættelse på fuld tid, men lad os tale om det, hvis du drømmer om lidt færre timer.
Ansættelse og aflønning sker i henhold til gældende overenskomst for kontoruddannede i staten.
Afhængigt af dine kvalifikationer vil der ved ansættelsen være mulighed for at forhandle kvalifikationstillæg.

Ansættelsesmyndigheden er VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd.
Ansættelsesområdet er Indenrigs- og Sundhedsministeriet med tilhørende institutioner.
Arbejdsstedet er i København (Herluf Trolles Gade 11, 1052 København K).


VIL DU VIDE MERE
Du kan finde yderligere oplysninger om VIVE på www.vive.dk.
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte ressourcedirektør Hanne Friis Kaas (telefon 2240 5363 / mail hfk@vive.dk).


ANSØGNING
Vi skal have modtaget din ansøgning, CV og eksamenspapirer senest fredag den 10.
maj 2024 kl.
9. Vi forventer at holde første samtalerunde den 17.
maj 2024.
Vi har brug for dig senest den 1.
august 2024.

Du søger stillingen via vores elektroniske rekrutteringssystem, som du finder her på siden under ”søg stilling” eller på vores hjemmeside www.vive.dk.

VIVE ønsker en medarbejdersammensætning, der afspejler det omgivende samfund.
Derfor opfordrer vi alle kvalificerede uanset personlig baggrund til at søge.
Du er også velkommen til at udelade oplysninger, om køn/kønsidentitet, alder, etnicitet mv.
i din ansøgning, CV og øvrige bilag.

VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd er en uafhængig statslig institution, som producerer og formidler forskning og analyser om velfærdssamfundet og den offentlige sektor.