Dina arbetsuppgifter
Vår kund som arbetar inom energibranschen är i behov av en dokumentationsadministratör.


Kunden har betydande tillgångar knutna till sina anläggningar.
Att ha kontroll över anläggningsinformation och dokumentation är av stor vikt för dem.
De strävar efter att kontinuerligt förbättra och förnya förvaltningen av sina anläggningsdokument, vilket inkluderar en process för ärendehantering gällande ritningsändringar.
De hanterar en omfattande mängd information i både analogt och digitalt format.
De använder flera olika system för att stödja ärenden, arbetsorder och ritningar.
Förvaltningen behöver hjälp med att hantera den ökande volymen ärenden relaterade till anläggningsdokumentationen.

Uppdraget innebär att en du ska ge stöd åt kunden genom att hantera ärenden, arbetsordrar och dokumentation.
Konsulten kommer att vara en del av den ordinarie personalen och arbeta med att uppdatera rutiner, dokumentationsytor och manualer för olika teknikområden enligt riktlinjer och instruktioner från kunden.

I uppdraget ingår att tillhandahålla digitala ritningar såsom cad-ritningar, rödändringar och att hantera dokumentväskor genom in-checkning och ut-checkning.
För att utföra uppdraget krävs tillgång till digitala underlag, även om analoga material kan förekomma.
Resultaten som ska levereras är alltid digitala.
Konsulten kommer att arbeta med olika program såsom ärendehanteringssystem, cad-program och excel, samt behöver kunna strukturera och dokumentera arbetssätten i samarbete med kollegor.
Leveranserna ska uppfylla höga kvalitetskrav och vara punktliga.

Uppdraget är inom Nätdivisionen på Anläggningsavdelningen och är under NAT-enheten (Teknisk anläggningsinformation).
NAT-enheten hanterar den tekniska anläggningsinformationen och arbetar för att säkerställa korrekt, relevant, uppdaterad och tillgänglig information om anläggningarna.
Du samarbetar med dokumentansvariga, dokumentadministratörer, underhållsingenjörer och teknikspecialister.
Det är vanligt att ha kontakter med andra aktörer inom stamnätet.

Arbetsuppgifter

Vanliga arbetsuppgifter inkluderar att hantera ärenden genom kundens ärendehanteringssystem, där vissa kan lösas snabbt medan andra kräver mer undersökning, samordning och utredning.
Arbetsuppgifter kan också komma in via ett underhållssystem (IFS) i form av arbetsorder, där det kan finnas behov av att hantera till exempel rödändringar.

Vi söker en person med stark teknisk kompetens och servicefokus som effektivt kan hantera både digitala och analoga dokument och som prioriterar att leverera arbete av hög kvalitet inom deadlines.
Konsulten förväntas också kunna ge input för att förbättra arbetsmetoder och ha förmåga att lösa eventuella problem som kan uppstå i ärenden.

Antalet arbetsuppgifter kan fluktuera och det är viktigt att du är skicklig och van vid att ordna och systematisera uppgifter som har blivit liggande i en kö.

Exempel på arbetsuppgifter

- Uppdatering och nyritning av CAD-underlag.
- Registrering och kontroll av dokumentväskor i IFS.
- Bearbetning av dwg-, tiff- och excelfiler.
- Användning av specifika verktyg för hantering av dwg-filer enligt standard.
- Ärendehantering i kundens system för ärenden.
- Söka efter arbetsorder och hämta material för revidering i IFS.
- Bearbeta fysiska material, som inkomna dokument från anläggningarna eller arkivet.
- Skriva ned nuvarande arbetsmetoder med rutiner och processflöden samt aktivt delta i att förbättra dem.

En säkerhetskontroll av konsulten är nödvändig eftersom konsulten kan ha tillgång till konfidentiell information (till exempel genom att delta i möten).
Konsultens uppdrag kan inte påbörjas förrän denna kontroll har slutförts och godkännande har erhållits.

Kundens kontor är i Sundbyberg.
Det kan förekomma resor (inrikes och utrikes).
Du kan erbjudas att delvis arbeta hemifrån upp till 16 timmar per vecka.
Detta beslutas i samråd med kunden.

I uppdraget förväntas konsulten ha en beläggning på 75-100 %.
Den angivna mängden är en uppskattning och det kan vara möjligt att behovet i framtiden kommer att variera.
Konsulten kan också komma att arbeta i andra projekt för kunden, förutsatt att rollen och arbetsuppgifterna är desamma och inte överstiger en heltidstjänst.

Krav

-Utbildning på Yrkeshögskola eller universitet/högskola med teknisk inriktning, eller likvärdig kompetens som uppnåtts genom minst 2 års arbetslivserfarenhet som liknar de som beskrivs i annonsen.
- Åtminstone 2 års erfarenhet av att använda system för ärendehantering.
- Minst 2 års yrkeserfarenhet av att arbeta med CAD-program.
- Minst än 2 års erfarenhet inom dokumenthantering.
- Minst 2 års erfarenhet av att använda allmänna bildbehandlingsprogram för filformat som tiff, jpg, png med mera.

Meriterande

- Åtminstone 1 års erfarenhet av att hantera dokument och objekt i affärssystemet IFS.
- Minst 1 års erfarenhet av att arbeta med drift- och stamnätsscheman.
- Minst 2 års erfarenhet av att dokumentera kraftledningar och stationer för transmissionsnätet.
- Minst 2 års erfarenhet av att utföra ändringshantering av ritningar inom elkraftsbranschen.

Personliga egenskaper

Följande personliga egenskaper bekräftas genom referenser och eventuell intervju.
Kunden har rätt att kontakta sina egna relevanta referenser (förutom de som du själv har angivit) för att säkerställa att kraven uppfylls.

- Bra samarbetsförmåga och förmåga att ta initiativ.
- Anpassningsbar och flexibel när det gäller arbetsbördan.
- Kan arbeta självständigt och målinriktat.
- Skicklig på administrativa uppgifter.
- Utmärkta språkkunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

Tillträde och ansökan
Startdatum: 2024-06-01
Slutdatum: 2025-04-30.
Möjlighet till 12 månaders förlängning
Sista ansökningsdagen: 2024-04-19
Distansarbete: upp till 40%
Ort: Sundbyberg
Kontaktperson: +46 790 062 711
Urval och intervjuer sker löpande!

Om oss
Sway Sourcing är ett modernt företag som rekryterar inom flera branscher på den svenska arbetsmarknaden.
Vi matchar kandidaters kompetens och kunskap med företagets behov.
Sway Sourcing har en företagsledning och personal med lång erfarenhet i rekryteringsbranschen, både som ägare och anställda.
Vi har ett stort nätverk inom de branscher vi specialiserat oss inom och kan därför hitta de kandidater som snabbt blir en tillgång för företagen.